La gestione archivistica italiana vanta una lunga tradizione in materia, l'approccio istituzionale a

L'archivio nella storia

La gestione archivistica italiana vanta una lunga tradizione in materia, l'approccio istituzionale alla documentazione archivistica ha subito, dalSettecento ai giorni nostri, una notevole evoluzione. Dall'archivio "tesoro del principe", riflesso tangibile di diritti e prerogative di pochi, si è passati, con la rivoluzione francese, al concetto di archivio quale espressione della volontà del cittadino.

In seguito all'unificazione italiana, con la scelta operata dalla Commissione Cibrario (1) di attribuire al Ministero dell'interno l'amministrazione archivistica, per quasi un secolo gli Archivi di Stato hanno avuto l'obbligo di ricevere i versamenti delle carte delle amministrazioni dello Stato a distanza di 5-10 anni dalla loro produzione.
Anche se nel corso degli anni la disciplina che regola la tenuta degli archivi da parte degli Enti Locali ha subito numerose modifiche, in particolare con l'avvento della gestione informatica dei documenti, nella sostanza sono rimaste invariate alcune norme di gestione che prevedono la suddivisione dell'archivio in tre tappe classiche:

  • archivio corrente: il complesso dei documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi in corso d'istruttoria e trattazione e verso i quali sussiste un interesse corrente.

  • archivio di deposito: il complesso dei documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi, verso i quali sussiste un interesse sporadico.

  • archivio storico: il complesso dei documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni e destinati alla conservazione perenne nella sezione separata d'archivio o presso l'Archivio di Stato.

 

Il Servizio Archivio tra amministrazione e cultura:


Ogni settore o servizio, oltre che una propria stazione di protocollazione che garantisce la registrazione della totalità pressoché assoluta di tutti gli atti, ha un proprio Archivio Corrente. In esso gli atti rimangono in giacenza per 5 anni a partire dalla data di conclusione della pratica alla quale si riferiscono, trascorsi i quali, dopo una prima operazione di scarto, passano all'archivio di Deposito dove rimangono fino allo scadere dei 40 anni. Nel frattempo avviene una graduale selezione dei documenti in funzione della loro eliminazione o conservazione.

Al termine dei 40 anni dalla conclusione degli affari relativi, le pratiche, ordinate e inventariate, vengono versate all'Archivio di Storico (sezione separata) o all'Archivio di Stato.

I documenti nel corso del tempo perdono la loro funzione amministrativa per la quale erano stati originariamente prodotti ed assumono un valore prevalentemente storico-culturale. Quindi riordinati, inventariati, e, quando necessario, restaurati, rimangono illimitatamente a disposizione di quanti - studenti, studiosi, ricercatori, storici o semplici cittadini- vogliono conoscere ed approfondire la storia della città. 


 
(¹) Commissione Cibrario


Passata alla storia come "Cibrario" dal nome di chi la presiedeva, Luigi Cibrario, allora Ministro di Stato e Senatore del Regno nonché noto studioso, questa commissione fu istituita nel 1870 per risolvere alcuni problemi riguardanti gli archivi italiani e per formulare un regolamento delle biblioteche governative.[a]
Partendo dall'affermazione che "l'archivio deve rappresentare per quanto è possibile la costituzione dello Stato e gli elementi della vita civile", la commissione fu concorde nel definire il metodo storico come unica metodologia da utilizzare per l'ordinamento archivistico. La commissione stabilì la distinzione degli archivi tra "parte antica" e "parte moderna": la prima per designare quella parte di documentazione che, a seguito del decorso del tempo, può essere data in libera consultazione agli studiosi, la seconda per indicare la documentazione da tenere ancora riservata. Si divise invece sulla scelta del Ministero cui attribuire la competenza in materia di archivi, sia per la parte antica che per la moderna: Ministero dell'Istruzione o Ministero dell'Interno. Da sottolineare il fatto che la stessa commissione indicò un termine brevissimo per il versamento in Archivio di Stato, tra i cinque e i dieci anni, con il risultato che l'Archivio di Stato fungeva anche, per così dire, da archivio di deposito perché quella documentazione "recentissima" non era ancora liberamente consultabile. Posta così la questione, gli aspetti "amministrativi" andavano a prevalere su quelli "storici" e ciò fu confermato dalla scelta del Ministero, quello dell'Interno.



[a] Archivi di biblioteche: per la storia delle biblioteche pubbliche statali Volume 55 di Sussidi eruditi, Viviana Pistarelli, Ed. di Storia e Letteratura, 2002, ISBN 8884980135, on-line su books.google.com Consultato il 26-10-2009